Har du en spændende temauge i tankerne? Først tjek ovenfor, om en anden aktionær allerede skulle have taget initiativet, ellers så er det bare at gå i gang!

​

1. Vælg perioden for temaugen

​

2. Opret en gruppe på Facebook til udveksling af kommunikationer blandt interesserede/tilmeldte mm (det er et forslag at oprette en gruppe, ikke et krav)

​

3. Skriv et lille stykke, hvori du præsenterer dine hensigter og drømme for ugen (henvendt til andre aktionærer). Du er meget velkommen til også at lave en pdf med indbydende beskrivelser og billeder ecc, som kan vedhæftes mailen, som sendes ud (se nedenfor).

​

4. Så har du gjort forarbejdet til at udfylde formularen på dette LINK (FORMULAR 1) og sende den til Charlotte på mail: booking@mititalienskeslot.dk, hvorefter vi vil:

• spærre værelserne i booking-systemet

• lægge info om temaugen på hjemmesiden efter din anvisning

• sende en mail til alle aktionærer (se fac-simile af denne på dette LINK (FORMULAR 2)) med henblik på at undersøge interessen for denne temauge i aktionærkredsen

• ​

5. Du kan nu gå i gang med selve planlægningen af ugens indhold. Send først en mail til Charlotte med antallet af interesserede. Vi kan herefter overveje om antallet af spærrede værelser skal reguleres.

Her er et par stikord til nogle af de ting der typisk skal planlægges og tages stilling til:

• Et detaljeret program for de forskellige dage

• Indtages måltiderne sammen eller særskilt. Eller hvilke måltider er med i temaugens program.

• Sørg for at alle (eller så mange som muligt) de interesserede kommer med i din Facebook-gruppe

• Evt forslag til flyruter i forbindelse med ugens start og slut

• Fastsættelse af pris for deltagelse i temaugen (og hvordan der betales for ugens aktiviteter)

• Fastsættelse af regler for ændring/afbestilling af deltagelse i en temauge

  • Hvad angår værelserne kan de afbestilles og ændres gratis frem til 30 dage før ankomst som ved ordinær booking

• Afstemme og koordinere med Charlotte i hvilket omfang I har brug for Villa Vangiles lokaler og faciliteter i forbindelse med afviklingen af temaugens aktiviteter.

• ​

6.  senest 3 måneder før temaugens startdato, skal ovenstående punkt være fuldt defineret. Dvs. du skal inden denne dato have gjort følgende:

• lavet en pdf med alle de praktiske oplysninger omkring temaugen (datoer, program, pris, frist for tilmelding osv)

  • denne pdf skal sendes til Charlotte, som lægger den på hjemmesiden, samt til alle de aktionærer, som har vist interesse.

• sat tilmeldingen i gang (se forslag til tilmeldingsblanket på dette LINK (FORMULAR 3) – det er tanken arrangøren udfylder de 3 første punkter)

• ​

7.  senest 8 uger før temaugens startdato skal du have afsluttet tilmeldingen og indsende deltagerliste til Charlotte (skal indsendes i dette excel ark - LINK (FORMULAR 4) – arrangøren skal også selv stå på deltagerlisten)

​

8.  senest 30 dage før temaugens startdato sendes en mail til Charlotte med bekræftelse af den endelige deltagerliste.

• Betalingen af opholdet på Villa Vangile trækkes herefter fra den enkelte aktionærs kreditkort (som opgivet i bookingen)

• ​

9.  temaugen afholdes